KLATEN - Kelurahan Soropaten, Kecamatan Karanganom, Kabupaten Klaten, kini memiliki sistem arsip dan penomoran surat yang lebih rapi berkat pendampingan dari mahasiswa Universitas Slamet Riyadi (Unisri) Surakarta. (20/8/2025).
Program bertajuk “Optimalisasi Penomoran Surat dan Pengarsipan Dokumen” ini diinisiasi oleh Lutfi Khoirul Jannah, mahasiswa Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Unisri, yang melihat perlunya peningkatan dalam tata kelola administrasi desa.
“Dengan sistem baru ini, staf kelurahan bisa menemukan dokumen lebih cepat, mengurangi risiko kehilangan arsip, serta meningkatkan akuntabilitas pelayanan publik,” jelas Lutfi.
Bentuk Kegiatan, Pendampingan dilakukan secara langsung di kantor kelurahan, meliputi:
* Observasi sistem arsip yang berjalan.
* Perancangan format penomoran surat masuk dan keluar.
* Penataan ulang arsip berdasarkan klasifikasi.
* Pemberian kode/label pada folder arsip.
* Penyusunan panduan sederhana (SOP).
* Praktik langsung bersama staf administrasi.
Dampak yang Dirasakan, dengan adanya sistem ini, kelurahan dapat melayani masyarakat dengan lebih efisien. Dokumen penting tidak lagi tercecer, dan aparatur desa merasa lebih terbantu dengan arsip yang tertata rapi.
Dukungan dari aparat desa juga sangat positif. Mereka menilai sistem ini bisa menjadi dasar bagi pengembangan lebih lanjut, termasuk kemungkinan menuju digitalisasi arsip di masa mendatang.
